כיצד לכתוב מכתב תלונה

להלן פרויקט שיכיר לכם סיעור מוחות ולתת לך תרגול בכתיבה קבוצתית. תצטרף עם שלושה או ארבעה סופרים אחרים להלחין א מכתב תלונה (נקרא גם א מכתב תביעה).

הנושא הטוב ביותר למשימה זו יהיה נושא שאותו אכפת לך ולשאר חברי הקבוצה שלך. אתה יכול לכתוב למפקח על חדר האוכל להתלונן על איכות האוכל, למדריך להתלונן על הדירוג שלו או שלה מדיניות, למושל להתלונן על קיצוצים בתקציב החינוך - כל נושא שחברי הקבוצה שלך ימצאו מעניינים כדאי.

התחל בהצעה לנושאים, ובקש מאחד מחברי הקבוצה לרשום אותם כפי שניתן להם. אל תפסיק בנקודה זו כדי לדון או להעריך את הנושאים: פשוט הכין רשימת אפשרויות ארוכה.

לאחר שמילאת דף בנושאים, תוכלו להחליט ביניכם על מי תרצו לכתוב. ואז דונו בנקודות שלדעתך צריך להעלות במכתב.

שוב, יש חבר אחד בקבוצה לעקוב אחר ההצעות הללו. במכתבך יהיה צורך להסביר את הבעיה בבירור ולהראות מדוע יש להתייחס ברצינות לתלונה שלך.

בשלב זה יתכן ותגלה שעליך לאסוף מידע נוסף כדי לפתח את הרעיונות שלך בצורה יעילה. אם כן, בקש מאחד או שניים מחברי הקבוצה לערוך מחקר בסיסי כלשהו ולהחזיר את ממצאיהם לקבוצה.

לאחר איסוף חומר מספיק למכתב התלונה שלך, בחר חבר אחד לחבר טיוטה גסה. לאחר סיום זה יש לקרוא את הטיוטה בקול רם, כך שכל חברי הקבוצה יוכלו להמליץ ​​על דרכים לשפר אותה באמצעות עדכון. לכל חבר בקבוצה תהיה הזדמנות לשנות את המכתב בהתאם להצעות שהגישו האחרים.

כדי להנחות את העדכון שלך, ייתכן שתרצה ללמוד את מבנה מכתב התלונה לדוגמא שלהלן. שימו לב שלמכתב יש שלושה חלקים ברורים:

• א מבוא שמזהה בבירור את נושא התלונה.
• א גוף פסקה זה (א) מסביר באופן ברור ומפורש את אופי התלונה, ו- (ב) מספק לקורא את כל המידע הדרוש כדי לתת מענה הולם.
• א סיכום שמציין בבירור אילו פעולות נדרשות כדי לתקן את הבעיה.

אנני ג'ולי
ליין וודהאוס 110-C
סוואנה, ג'ורג'יה 31419
1 בנובמבר 2007
מר פרדריק רוזקו, נשיא המדינה
תאגיד רוזקו
14641 שדרות פיטרי
אטלנטה, ג'ורג'יה 303030
מר רוזקו היקר:
ב- 15 באוקטובר 2007, בתגובה להצעה מיוחדת לטלוויזיה, הזמנתי טוסטר טוסטר מהחברה שלך. המוצר הגיע בדואר, ככל הנראה, ללא פגום, ב 22 באוקטובר. עם זאת, כשניסיתי להפעיל את טוסטר הטסטרל באותו ערב, הייתי במצוקה לגלות שכן לא למלא את טענתך לספק "עיצוב שיער מהיר, בטוח ומקצועי." במקום זאת, זה פגע קשה בי שיער.
לאחר שעשיתי אחר ההוראות "להציב את הטוסטר הרחק ממכשירים אחרים בדלפק יבש" בחדר האמבטיה שלי, הכנסתי את מסרק הפלדה וחיכיתי 60 שניות. ואז הסרתי את המסרק מהטוסטר, ובעקבות ההוראות ל"תלתל הוונציאני ", העביר את המסרק החם בשיערי. עם זאת, לאחר מספר שניות בלבד, הרחתי ריח של שיער בוער, וכך מיד הכנסתי את המסרק חזרה לטוסטר. כשעשיתי זאת, ניצוצות עפו מהשקע. הושטתי יד לנתק את הטוסטר, אבל איחרתי מדי: נתיך כבר התפוצץ. כעבור כמה דקות, לאחר החלפת הנתיך, הסתכלתי במראה וראיתי שהשיער שלי נחרך בכמה נקודות.
אני מחזיר את טוסטר הטסטרל (יחד עם הבקבוק הבלתי נפתח של שמפו לא-דו), ואני מצפה להחזר מלא בסך 39.95 $, בתוספת 5.90 $ עבור עלויות משלוח. בנוסף, אני מצרף קבלה על הפאה שרכשתי ואצטרך ללבוש עד שהשיער הפגוע יצמח. אנא שלחו לי צ'ק בסך 303.67 $ לכיסוי ההחזר עבור טוסטר הטסטרל ועלות הפאה.
בכנות,
אנני ג'ולי

שימו לב כיצד הסופרת העבירה את תלונתה על עובדות ולא על רגשות. המכתב תקיף וישיר אך גם מכבד ומנומס.

הזמן חבר אחד בקבוצה לקרוא בקול רם את מכתב התלונה שלך ולהגיב אליו כאילו הוא או היא בדיוק קיבלו אותו בדואר. האם התלונה נשמע תקף ושווה להתייחס ברצינות? אם כן, בקש מחברי הקבוצה לשנות, לערוך הגהה האות בפעם האחרונה, תוך שימוש ברשימת הבדיקה הבאה כמדריך:

• האם המכתב שלך עומד בתבנית הסטנדרטית המוצגת בדוגמה שלמעלה?
• האם המכתב שלך מורכב מבוא, פסקת גוף ומסקנה?
• האם פיסקת ההיכרות שלך מזהה בבירור על מה אתה מתלונן?
• האם פסקת גופך מסבירה באופן ברור ומפורש את אופי התלונה?
• בפסקה של הגוף האם סיפקת לקורא את כל המידע הדרוש אם הוא או היא יגיב ביעילות לתלונה שלך?
• האם העברת את תלונך בשלווה ובבהירות, תוך הסתמכות על עובדות ולא על רגשות?
• האם ארגנת בבירור את המידע בפסקת גופך כך שמשפט אחד יוביל בהיגיון למשנהו?
• לסיכום, האם הצהרת בבירור אילו פעולות אתה רוצה שהקורא שלך יבצע?
• האם הגנת את המכתב בזהירות?