כאשר ברצונך לבקש מעסק מידע נוסף על מוצר או שירות או מידע אחר, אתה כותב מכתב חקירה. כאשר נכתבים על ידי צרכנים, סוגים אלה של מכתבים הם לרוב בתגובה לפרסומת שנראתה בעיתון, במגזין או בפרסומת בטלוויזיה. ניתן לכתוב אותם ולשלוח אותם בדואר אלקטרוני. במסגרת עסקית לעסק, עובדי חברה יכולים לכתוב פניות כדי לשאול את אותם סוגים של שאלות על מוצרים ושירותים. לדוגמה, נציג החברה עשוי לרצות מידע על קניית מוצרים בסיטונאות ממפיץ, או שעסק קטן וצומח עשוי להזדקק למיקור חוץ של הנהלת חשבונות ושכר השכר שלו וירצה להתקשר עם א תקיף.
לסוגים נוספים של מכתבי עסקיםתוכלו למצוא דוגמאות ל סוגים שונים של מכתבים עסקיים לשפר את כישוריך למטרות עסקיות ספציפיות, כמו למשל בירור, התאמת תביעות, כתיבת מכתבי שער, ועוד.
מכתבים בעותק קשה
למכתבים עם עותק קשיח למראה מקצועי, מקם את הכתובת של החברה שלך או של החברה בחלק העליון של מכתב (או השתמש במכתבי נייר מכתבים של החברה שלך) ואחריה כתובת החברה שאתה כותב ל. ניתן להציב את התאריך ברווחים כפולים למטה (היכה חוזר / כניסה פעמיים) או ימינה. אם אתה משתמש בסגנון עם התאריך מימין, הזן את הפסקאות שלך ואל תניח שורת רווח ביניהן. אם אתה שומר את הכל סמוך לשמאל, אל תטביע פסקאות ושים רווח ביניהם.
השאירו שורת רווח לפני סגירתכם, וארבע עד שש שורות מקום שתהיה לכם מקום לחתום ביד על המכתב.
פניות בדוא"ל
אם אתה משתמש בדוא"ל, קל יותר בעיני הקורא להחזיק פסקאות עם שורת רווח ביניהן, אז שטוף את כל מה שנשאר. להודעת הדוא"ל תופיע אוטומטית את התאריך של שליחתה, כך שאתה לא צריך להוסיף את התאריך, ותצטרך רק שורה אחת של מקום ריק בין הסגירה שלך לשם הקלדתך. מקם את פרטי הקשר של החברה שלך (כגון סיומת הטלפון שלך כדי שמישהו יוכל לחזור אליך בקלות) בתחתית שמך.
קל להיות סתמי מדי באמצעות דואר אלקטרוני. אם ברצונך להראות מקצועית לעסק שאליו אתה כותב, היוועץ עם כללים וטון כתיבת מכתבים רשמיים לקבלת התוצאות הטובות ביותר, והגה את מכתבך לפני שתשלח אותו. כל כך קל למחוק דוא"ל, לחצו מייד על שלח ואז גילו טעות לאחר הקריאה חוזרת. תקן שגיאות לפני השליחה כדי ליצור רושם ראשוני טוב יותר.
שפה חשובה למכתב בירור עסקי
- ההתחלה: "אדוני היקר או גבירתי" או "למי זה עשוי לדאוג" (מאוד רשמי, משמש כשאינך מכיר את האדם שאליו אתה כותב). אם אתה מכיר את איש הקשר שלך כבר, זה עדיף מאשר להיות אנונימי.
- מתייחס: "בהתייחס לפרסומת שלך (מודעה) ב ..." או "בנוגע לפרסומת שלך (מודעה) ב ..." תן לחברה הקשר למה שאתה כותב, מייד.
- בקשת קטלוג, עלון וכו ': לאחר ההפניה, הוסף פסיק והמשיך "האם תוכל בבקשה לשלוח לי מידע על ..."
- בקש מידע נוסף: אם יש לך עוד דברים שאתה מחפש, הוסף "הייתי רוצה לדעת גם ..." או "האם תוכל לומר לי אם ..."
- סיכום קריאה לפעולה: "אני מצפה לשמוע ממך ..." או "האם תוכל בבקשה להתקשר אלי בין השעות של ..."
- סגירה: השתמש ב"כנות "או" שלך נאמנה "כדי לסגור.
- חתימה: הוסף את הכותרת שלך בשורה שלאחר שמך.
דוגמא למכתב העתקה קשה
השם שלך
כתובת הרחוב שלך
סיטי, ST Zip
שם עסק
כתובת עסקית
סיטי, ST Zip
12 בספטמבר 2017
לכל מאן דבעי:
בהתייחס לפרסומת שלך בפרסום של אתמול ניו יורק טיימס, האם תוכל בבקשה לשלוח לי עותק של הקטלוג האחרון שלך? האם זה זמין גם באופן מקוון?
אני מצפה לשמוע ממך.
שלך תמיד,
(חתימה)
השם שלך
כותרת העבודה שלך
שם החברה שלך