ארגן את התצלומים והקבצים הגנאלוגיים שלך

אם אתה משתמש במחשב במחקר הגנאלוגי שלך - ומי לא! - כנראה שיש לך אוסף גדול של קבצי מחקר דיגיטליים. תמונות דיגיטליותרשומות מפקד שהורדו או צוואות, מסמכים סרוקים, מיילים... אם אתה כמוני, עם זאת, הם בסופו של דבר מפוזרים בתיקיות שונות ברחבי המחשב שלך, למרות מיטב המאמצים שלך. זה באמת יכול לסבך את העניינים כשאתה צריך לאתר תמונה ספציפית או לאתר מעקב אחר דוא"ל.

כמו בכל פרויקט בארגון, ישנן מספר דרכים שונות לארגן את קבצי הגנאלוגיה הדיגיטלית שלך. התחל בחשיבה על אופן עבודתך וסוגי הקבצים שאתה אוסף במהלך המחקר הגנאלוגי שלך.

קל יותר לארגן את קבצי הגנאלוגיה הדיגיטלית אם אתה ממיין אותם לראשונה לפי סוג. הקדיש זמן לחיפוש קבצי המחשב שלך בכל מה שקשור לגנאלוגיה.

• חפש בתיקייה המסמכים (או המסמכים) שלי ותיקיות המשנה שלך אחר קבצי טקסט, תמונות, קבצים שהורדת ומסמכים גנאלוגיים אחרים. השתמש בסייר הקבצים שלך (למשל סייר Windows, Finder) כדי לחפש מסמכים המשתמשים במילות מפתח כמו שמות משפחה, סוגי רשומות וכו '. קיימים גם מספר כלי חיפוש קבצים בחינם המציעים תכונות חיפוש נוספות.
• בדוק את התמונות שלי, או תיקיה אחרת שבה אתה מאחסן את התמונות שלך, עבור תמונות או מסמכים דיגיטליים או סרוקים. ניתן גם לחפש באמצעות סיומות קבצי תמונה נפוצות כגון .jpg, .png או .tiff.
  instagram viewer
• פתח את תוכנת הגנאלוגיה שלך כדי ללמוד היכן היא מאחסנת את הקבצים הקשורים לה. יתכן שהם נמצאים באותה תיקיה של תוכנת הגנאלוגיה שלך (לעיתים קרובות תחת קבצי תוכנית). זה עשוי לכלול את קובץ התוכנה הגנאלוגית שלך, כמו גם כל הדוחות שיצרת או תמונות או מסמכים שייבאת לתוכנה שלך.
• אם הורדת קבצים כלשהם, הם עשויים להיות בתיקיה הורדות, או בשם דומה.
• פתח גם את תוכנית הדוא"ל שלך ובצע חיפוש אחר אימיילים הקשורים לגנאלוגיה. לרוב קל יותר לארגן את אלה אם אתה מעתיק ומדביק אותם במסמך לעיבוד תמלילים או בתוכנת הגנאלוגיה שלך.

לאחר שאיתרת את קבצי הגנאלוגיה הדיגיטלית שלך יש לך מספר אפשרויות. אתה יכול לבחור להשאיר אותם במיקומם המקורי וליצור יומן ארגון כדי לעקוב אחר הקבצים, או להעתיק או להעביר אותם למיקום מרכזי יותר.

אם אתה מעדיף להשאיר את הקבצים שלך במיקומם המקורי במחשב שלך, או אם אתה רק מהסוג המאורגן-על, יומן יכול להיות הדרך ללכת. זוהי שיטה קלה לתחזוקה מכיוון שאתה לא באמת צריך לדאוג היכן הדברים בסופו של דבר מגיעים למחשב שלך - אתה פשוט מציין את זה. יומן קבצים דיגיטליים עוזר לפשט את תהליך איתור תצלום מסוים, מסמך דיגיטלי או קובץ גנאלוגי אחר.

השתמש בתכונת הטבלה בתוכנית לעיבוד התמלילים שלך או בתוכנית גיליון אלקטרוני כגון Microsoft Excel כדי ליצור יומן עבור קבצי הגנאלוגיה שלך. כלול עמודות עבור הדברים הבאים:

• שם הקובץ (כולל סיומתו) ותאריך
• מיקום במחשב שלך
• תיאור קצר של הקובץ
• שמות של הפרטים הראשיים (ים) או האזור / ים הגיאוגרפיים בקובץ
• המיקום הפיזי של המסמך או התצלום המקורי (אם רלוונטי).

אם אתה מגבה את הקבצים הדיגיטליים שלך ל- DVD, כונן USB או מדיה דיגיטלית אחרת, כלול את שם / המספר והמיקום הפיזי של אותה מדיה בעמודת מיקום הקובץ.

אם יומן הקבצים קשה מכדי להמשיך לעמוד, או שאינו עונה על כל הצרכים שלך, אז שיטה נוספת לעקוב אחר קבצי הגנאלוגיה הדיגיטלית שלך היא לארגן אותם פיזית במחשב שלך. אם אין לך עוד אחת כזו, צור תיקיה בשם גנאלוגיה או מחקרי משפחה שתכיל את כל קבצי הגנאלוגיה שלך. יש לי את שלי כתיקיית משנה בתיקיית המסמכים שלי (גם מגובה לחשבון Dropbox שלי). תחת תיקיית הגנאלוגיה, אתה יכול ליצור תיקיות משנה עבור מקומות ושמות משפחה שאתה חוקר. אם אתה משתמש במערכת תיוק פיזית מסוימת, מומלץ לעקוב אחר אותו ארגון במחשב שלך. אם יש לך מספר גדול של קבצים תחת תיקיה מסוימת, תוכל לבחור ליצור רמה אחרת של תיקיות משנה המאורגנות לפי תאריך או סוג מסמך. לדוגמה, יש לי תיקיה למחקר OWENS שלי. בתוך התיקיה הזו יש לי תיקיית משנה לתמונות ותיקיות משנה עבור כל מחוז בו אני חוקרת את המשפחה הזו. בתוך תיקיות המחוזות יש לי תיקיות משנה לסוגי רשומות, כמו גם תיקיית "מחקר" ראשית בה אני מתחזק את הערות המחקר שלי. תיקיית הגנאלוגיה במחשב שלך היא גם מקום טוב לשמור עותק גיבוי של תוכנת הגנאלוגיה שלך, אם כי עליך לשמור עותק גיבוי נוסף במצב לא מקוון.

על ידי שמירת קבצי הגנאלוגיה שלך במיקום מרכזי אחד במחשבך, אתה מקל על איתור מחקר חשוב במהירות. זה גם מפשט את הגיבוי של קבצי הגנאלוגיה שלך.

אלטרנטיבה לשיטת עשה זאת בעצמך היא להשתמש בתוכנית המיועדת לארגון קבצי מחשב.

קלוז
תוכנית ארגון שתוכננה במיוחד עבור גנאלוגים, קלוז מחויב כ"ארון תיוק אלקטרוני ". התוכנה כוללת תבניות להזנת מידע ממגוון של מסמכים גנאלוגיים סטנדרטיים כמו רישומי מפקד, כמו גם תמונות, התכתבויות ועוד רשומות. ניתן לייבא ולצרף עותק דיגיטלי של התצלום או המסמך המקוריים לכל תבנית אם תרצו. ניתן להפיק דוחות כדי להציג את כל המסמכים הכלולים ב- Clooz עבור סוג מסוים או רשומה מסוימים.

תוכנת אלבום תמונות
אם התמונות הדיגיטליות שלך מפוזרות על גבי מחשבך ועל אוסף תקליטורי DVD או חיצוניים כוננים, מארגן תמונות דיגיטלי כגון Adobe Photoshop Elements או אלבומי Google יכול להגיע לאתר הצלה. תוכניות אלה סורקות את הכונן הקשיח ומקטלגות כל תמונה שנמצאת שם. לחלקם יש גם אפשרות לקטלג תמונות שנמצאות במחשבים אחרים או בכוננים חיצוניים אחרים. ארגון התמונות הללו משתנה מתוכנית לתוכנית, אך לרוב מארגנים את התמונות לפי תאריך. תכונה "מילת מפתח" מאפשרת להוסיף "תגיות" לתמונות שלך - כגון שם משפחה, מיקום או מילת מפתח ספציפיים - כדי להקל עליהם למצוא בכל עת. תמונות המצבה שלי, למשל, מתויגות במילה "בית קברות", בתוספת שם בית הקברות המסוים, מיקום בית הקברות ושם משפחתו של האדם. זה נותן לי ארבע דרכים שונות למצוא בקלות את אותה תמונה.

אחת השיטות האחרונות לארגון של קבצים דיגיטליים היא לייבא את כולם לתוכנת הגנאלוגיה שלך. ניתן להוסיף תמונות ומסמכים דיגיטטיים לתוכניות אילן היוחסין רבות באמצעות תכונה של אלבומים. חלקם יכולים אפילו להיות מחוברים כמקורות. ניתן להעתיק ולהדביק אימיילים וקבצי טקסט בשדה ההערות עבור האנשים אליהם הם קשורים. מערכת זו נחמדה אם יש לך עץ משפחה קטן, אך יכולה להיות מעט מסורבלת אם יש לך מספר גדול של מסמכים ותמונות החלים על יותר מאדם אחד.

לא משנה באיזו מערכת ארגון תבחרו עבור קבצי הגנאלוגיה המחשבים שלכם, החוכמה היא להשתמש בה באופן עקבי. בחר מערכת והדבק בה ולעולם לא תתקשה למצוא מסמך שוב. הטבה אחת אחרונה לגנאלוגיה דיגיטלית - היא מסייעת לחסל חלק מהבלגן הנייר!