כללים לפורמט אותיות יפניות

ההבדל בין שפה כתובה לשפת שיחה ביפנית גדול בהרבה מאשר באנגלית. אותיות יפניות לעתים קרובות משתמשים בתבניות דקדוק קלאסיות אשר לעיתים רחוקות משתמשים בהן בשיחה. למרות שאין כללים מסוימים בעת כתיבה לחברים קרובים, ישנם הרבה ערכות ביטויים וביטויים מכובדים (קייגו) בשימוש במכתבים רשמיים. בדרך כלל לא משתמשים בסגנון שיחה בעת כתיבת מכתבים רשמיים.

מילות הפתיחה והסגירה באותיות הדומות לאותם "יקרים" ו"כנות "וכו 'באים בזוגות.

• Haikei （拝 啓） - Keigu （敬 具）
  הזוג הנפוץ ביותר בשימוש באותיות רשמיות. נשים משתמשות לפעמים ב"קאשיקו （か し こ） "כמילה סגורה במקום" קייגו ".
• Zenryaku （前 略） - Sousou （草 々）
  הזוג הזה פחות רשמי. הוא משמש בדרך כלל כשאין לך זמן לכתוב מכתב ארוך, כך שהברכות המקדימות מושמטות. "זנריאקו" פירושו פשוטו כמשמעו "השמטת ההערות המקדימות."

Ogenki de irasshaimasu ka. (מאוד רשמי)
お元気でいらっしゃいますか。
האם אתה מצליח?

Ogenki desu ka.
お元気ですか。
האם אתה מצליח?

Ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. (מאוד רשמי)
いかがお過ごしでいらっしゃいますか。
איך אתה היית?

Ikaga osugoshi desu ka.
いかがお過ごしですか。
איך אתה היית?

Okagesama de genki ni shite orimasu. (מאוד רשמי)
おかげさまで元気にしております。
למרבה המזל אני מצליחה.

Kazoku ichidou genki ni shite orimasu.
家族一同元気にしております。
כל המשפחה מצליחה.

Otegami arigatou gozaimashita.
お手紙ありがとうございました。
תודה לך על מכתבך.

Nagai aida gobusata shite orimashite moushiwake gozaimasen. (מאוד רשמי)
長い間ご無沙汰しておりまして申し訳ございません。
אני מתנצל על כך שהזנחתי לכתוב כל כך הרבה זמן.

Gobusata shite orimasu.
ご無沙汰しております。
אני מצטער לא כתבתי הרבה זמן.

ניתן לשלב ביטויים או ברכות עונתיות במגוון דרכים ליצירת הברכה המקדימה. היפנים התפעלו זה מכבר מהשינויים העונתיים, ולכן נראה פתאומי מכדי להתחיל מכתב בלי לקבל את הברכה העונתית הראויה. הנה כמה דוגמאות.

Gobusata shite orimasu ga, ogenki de irasshaimasu ka.
ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか。
אני מצטער שלא כתבתי הרבה זמן, אבל האם אתה מצליח?

Sukkari aki rashiku natte mairimashita ga, ikaga osugoshi de irasshaimasu ka.
すっかり秋らしくなってまいりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。
זה נהיה מאוד סתיו כמו; איך אתה היית?

Samui hi ga tsuzuite orimasu ga, ikaga osugoshi desu ka.
寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか。
הימים הקרים נמשכים; איך אתה היית?

דוקה יורושיקו onegai itashimasu.
どうかよろしくお願いします。
בבקשה תשמור על העניין בשבילי.

~ ni yoroshiku otsutae kudasai.
～によろしくお伝えください。
אנא אנא ברכה ל ~.

Minasama ni douzo yoroshiku.
皆様にどうぞよろしく。
בבקשה תני ברכה לכולם.

Okarada o taisetsu ni.
お体を大切に。
בבקשה תשמור על עצמך.

Douzo ogenki de.
どうぞお元気で。
תשמור על עצמך.

אונג'י אומאצ'י שייט אורימאסו.
お返事お待ちしております。
אני מצפה לשמוע ממך.