תקשורת טובה בין מורים ומשפחות חיונית להצלחת התלמידים. עם שיטות רבות של תקשורת זמינות - כולל אימייל, טקסטים ואפליקציות כגון להזכיר- למורים יש אפשרויות רבות לגבי האופן בו הם בוחרים לתקשר עם הורים ואפוטרופוסים.
מרבית בתי הספר מקדישים זמן לכנסים חשובים אלה פעם או פעמיים בשנה, כך שהורים ומורים יוכלו להיפגש כדי לדון בהתקדמות וביעדים האקדמיים של התלמידים לשנה. עם זאת, לעיתים, כמה דקות אינן מספיק זמן לכסות נושאים חשובים.
הורים ומורים עשויים לחוש שיש עוד הרבה דברים לדון בהם אם התלמיד עומד ביעדים אקדמיים - משפחות רבות רוצים גם לדבר על התקדמות חברתית, התאמות ושינוי לילדם, התנהגות בכיתה ומחוצה לה, ו יותר. קשה לכיסוי רוחב זה תוך זמן קצר.
במקרים בהם הזמן מוגבל אך יש הרבה מה לדון בהם, הכנה נוספת מועילה לעיתים קרובות. להלן כמה אסטרטגיות כלליות בהן יכולים המורים להשתמש כדי למקסם את ההצלחה של כל מפגש הורה-מורה.
תקשורת שוטפת עם ההורים לאורך כל השנה יכולה למנוע סוגיות בהמשך הדרך, כך שאין כל כך מה לדון בכנס בודד. תקשורת תכופה עם משפחות הינה קריטית במיוחד עבור סטודנטים הנאבקים חברתית, אקדמית או התנהגותית.
אל תכניס את עצמך למצב בו ההורים מתעצבנים איתך על כך שלא התריע עליהם בבעיות מוקדם יותר, אך אל תפנו להורים רק בגלל צרות. מורים פרואקטיביים ויעילים תמיד מודיעים על ההורים והאפוטרופוסים על הנעשה בבית הספר.
המטרה המשותפת של כל ועידות ההורים-מורים היא להועיל לתלמידים ושני הצדדים הם משאבים חשובים להשגתם. הורים צריכים לדעת מה תכסו ומה עליהם להביא במהלך ועידה כדי שלא יבוזבז זמן עם דברים שאפשר לומר. הקפידו על כנסים מאורגנים וממוקדים בעזרת סדר יום ושלחו את זה להורים לפני כן.
למורים צריכים להיות דוגמאות לעבודות התלמידים העומדות לרפואה בכל ועידת הורים-מורים. כלי לימוד ומדריכי מורים המתארים ציפיות ברמה כיתה יכולים גם הם לעזור. אפילו עבור סטודנטים המציגים ציפיות אקדמיות או גבוהות מהם, דגימות של עבודה הן דרך נהדרת להראות להורים כיצד מתנהל ילדיהם.
במקרה של התנהגות לא נכונה של התלמידים, יש להכין יומני אירועים ותווים אנקדוטיים כדי להראות להורים בכנסים. זה לא רק שמאפשר להורים הוכחות להתנהגות שגויה, אלא שזה גם מספק חיץ למורים - לומר להורים שילדם מפגין באופן קבוע מתנהג בצורה לא טובה הוא טריטוריה קשה. חלקם יכחישו כי ילדם יתנהג בצורה לא ראויה או יאשים את המורה בבדיאת האמת ותפקידך לספק הוכחות.
בשלב כלשהו יתמודד כל מורה מול הורה זועם. נשארו רגועים מול עימות. הזכר לעצמך בזמנים של לחץ שאתה לא מכיר את כל המטען שהמשפחות של תלמידיך נושאים.
למורים שמכירים משפחות סטודנטים יש הצלחה רבה יותר לחזות את מצב הרוח ואת התנהגויותיהם לפני פגישה יוצאת מכלל שליטה. זכור כי יש להזמין מנהלים לכל פגישה עם הורים שהיו לוחמים בעבר. אם הורה אכן מתעצבן במהלך פגישה, על הפגישה להסתיים ולתזמן מחדש לזמן אחר.
על המורים למקם את עצמם קרוב להורים לנוחות ומעורבות במהלך כנסים. ישיבה מאחורי מחסום כמו שולחן כתיבה יוצרת מרחק ביניכם ומקשה על התקשורת.
צרו אזור פתוח בחדרכם לפני ועידות, כך שמשפחות יוכלו להסתובב ללמוד סטודנטים עבודה, ואז התיישבו יחד בצד אחד של שולחן גדול, כך שניתן יהיה להעביר בקלות ניירות בינך. זה יראה למשפחות שאתה רואה בהן שוות וגורם לתנועה להיות פחות מביכה.
על המורים להתחיל ולסיים כל כנס עם מחמאה או אנקדוטה (אמיתית) על כוחו של התלמיד. זה ממסגר את כל השיחה שתבוא באור חיובי יותר ומקל על נושאים קשוחים יותר לדיון.
על המורים תמיד לתעדף לגרום למשפחות התלמידים להרגיש רצוי ולתלמידים אכפת מהם בכנסי הורים-מורים. לא משנה באילו בעיות או תכניות יש לדון, אף פגישה לא יכולה להיות פרודוקטיבית אם היא קשורה בשליליות ובביקורות.
המורים חייבים להיות מאזינים פעילים בכל ועידת הורים-מורים, אך חשוב גם לרשום הערות. במהלך כנס יש לשמור על קשר עין ושפת גוף פתוחה. יש לאפשר להורים לדבר ללא הפרעה ולהרגיש שהם נשמעים. לאחר סיום הפגישה, רשמו רישום של טייקים חשובים כדי שלא תשכחו.
חשוב גם לאמת תמיד את רגשותיו של הורה או אפוטרופוס כדי שלא ירגישו כאילו הודחו. להורים ולמורים שניהם מעוניינים בראשו של התלמיד וזה יכול להתבטא באמצעות רגשות גבוהים.
על המורים להימנע משימוש בראשי תיבות ומונחים אחרים העלולים לבלבל את האנשים שאינם מחנכים במהלך כנסים, מכיוון שלעתים קרובות הם אינם נחוצים ונמצאים בדרך. עבור אלה שיש להשתמש בהם, הסבירו להורים בדיוק למה הם מתכוונים ומדוע הם חשובים. השהה אחרי כל נקודה חדשה בפגישה שלך כדי לוודא שההורים עוקבים אחריהם.
הורים ואפוטרופוסים צריכים להרגיש שהם יכולים לתקשר איתך והם לא ירגישו כך אם אתם נוטים להשתמש במונחים שהם לא מבינים. הפוך את הדיבור שלך לנגיש, במיוחד עבור משפחות ששפתן הראשונה אינה אנגלית.