ארגון קבצי הגנאלוגיה שלך

ערימות של עותקים של רשומות ישנות, תדפיסים מ- אתרי גנאלוגיה, ומכתבים מחוקרי גנאלוגיה עמיתים יושבים בערימות על השולחן, בארגזים ואפילו על הרצפה. חלקם אפילו מעורבבים עם שטרות ותעודות בית הספר של ילדיכם. העיתונים שלך עשויים להיות לא מאורגנים לחלוטין - אם אתה מתבקש למשהו ספציפי, סביר להניח שאתה יכול למצוא את זה, אבל זה בהחלט לא מערכת הגשת תיאר שאתה יעיל.

תאמינו או לא, הפיתרון הוא פשוט כמו למצוא מערכת ארגונית שמתאימה לצרכים שלכם והרגלי המחקר שלכם ואז לגרום לה לעבוד. זה אולי לא פשוט כמו שזה נשמע, אבל זה הוא ניתן ובסופו של דבר יעזור למנוע ממך להסתובב את גלגליך ולהכפיל את המחקר.

שאלו קבוצה של גנאולוגים כיצד הם מארגנים את הקבצים שלהם, וסביר להניח שתקבלו תשובות שונות כמו גנאולוגיות. ישנן מספר מערכות ארגון גנאלוגיות פופולריות, כולל קלסרים, מחברות, קבצים וכו ', אך באמת שאין מערכת אינדיבידואלית שהיא "הטובה ביותר" או "נכון." כולנו חושבים ומתנהגים אחרת, כך שבסופו של דבר השיקול החשוב ביותר בהקמת מערכת הגשתך הוא שהוא חייב להתאים לאישי שלך סגנון. מערכת הארגון הטובה ביותר היא תמיד זו שתשתמש בה.

עם התקדמות פרויקט הגנאלוגיה שלך תגלה שיש לך מסמכים רבים המסמכים שאתה יכול להגיש לכל אחד שאתה חוקר - רישומי לידה, רישומי מפקד, מאמרים בעיתונים, צוואות, התכתבויות עם חוקרים עמיתים, תדפיסי אתרים וכו '. החוכמה היא פיתוח מערכת תיוק שתאפשר להניח את האצבעות בקלות על כל אחד מהמסמכים הללו בכל עת.

מערכות תיוק גנאולוגיות נפוצות כוללות:

• לפי שם משפחה: כל המסמכים עבור שם משפחה פרטני מוגשים יחד.
• לפי זוג או משפחה: כל המסמכים הקשורים לבעל ואישה או לתא משפחתי מוגשים יחד.
• לפי קו משפחתי: כל המסמכים הקשורים לקו משפחה ספציפי מוגשים יחד. הרבה גנאלוגים רבים מתחילים בארבעה שורות אבות כאלה - אחת לכל אחד מסבא וסבתא.
• לפי אירוע: כל המסמכים הקשורים לסוג אירוע ספציפי (כלומר לידה, נישואין, מפקדוכו ') מוגשים יחד.

החל מאחת מארבע המערכות שהוזכרו לעיל, תוכלו להמשיך לארגן את המסמכים שלכם בקטגוריות הבאות:

• לפי מיקום: העיתונים מקובצים תחילה על ידי אחת מארבע מערכות הגשת הגניאלוגיה המפורטות לעיל, ואז מתפרקות עוד יותר לפי מדינה, מדינה, מחוז או עיירה כדי לשקף את הגירת אבותיך. לדוגמה, אם בחרת בשיטת שם המשפחה, תחילה תקבץ את כל אבות אבות CRISP יחד, ו- ואז שוב לשבור את הערימות אל CRISPs באנגליה, CRISPs בצפון קרוליינה וטנסי CRISPs.
• לפי סוג רשומה: העיתונים מקובצים תחילה על ידי אחת מארבע מערכות הגשת הגניאלוגיה המפורטות לעיל, ואז מתפרקות עוד יותר לפי סוג הרשומה (כלומר, רישומי לידה, רישומי מפקד, צוואות, וכו.).

השלב הראשון לפתיחת מערכת ארגונית הוא להחליט על הצורה הפיזית הבסיסית להגשתך (ערמות לא נחשבות!) - תיקיות קבצים, מחברות, קלסרים או דיסקים ממוחשבים.

• ארון תיוק ותיקיות קבצים: תיקיות קבצים, ככל הנראה הכלי הארגוני הפופולרי ביותר עבור גנאלוגים, הם לא יקרים, ניידים מאוד ומחזיקים בקלות ניירות בצורות וגדלים שונים. עם זאת, כאשר הם נופלים, תיקיות הקבצים עשויות להפוך לבלגן לא קטן - עם ניירות שנזרקו שלא בכדי, ואולי שלא במקומם. תיקיות קבצים מקלות על התיעוד במסמכים, אך עליכם להקפיד לוודא שהנייר מוחזר למקומו. לאחר שייצרת הרבה נייר, עם זאת, מערכת תיקיות הקבצים היא הגמישה ביותר והניתנת להרחבה.
• קלסרים: אם אתה מישהו שמאוד אוהב לשמור על דברים במקום אחד, ארגון הנתונים הגנאלוגיים המודפס שלך לקלסרים עשוי להיות אפשרות טובה עבורך. שיטה זו מייצרת את הרשומות הגנאולוגיות שלך לפורמט נייר בגודל רגיל. ניתן להוסיף מסמכים שאינכם מעוניינים להכניס אגרוף עם 3 חורים לשרוולי פוליפרופילן. קלסרים הם ניידים ואינם מצריכים ארון תיוק, עם זאת, אם תעשה הרבה מחקר גנאלוגי אתה עשוי לגלות כי קלסרים בסופו של דבר הופכים למסורבלים מדי בעצמם.
• דיסקי מחשב, תקליטורים ו- DVD:תעתיק או סריקת מסמכים גנאלוגיים למחשב יכולה לחסוך לא מעט מקום, ומערכות ארגוניות ממוחשבות יכולות להאיץ מאוד משימות מייגעות כמו מיון והפניות מקושרות. גם איכות התקליטורים השתפרה מאוד, כביכול נמשכת ללא הגבלת זמן בתנאי אחסון נאותים. אבל, האם לצאצאיך בעוד מאה שנה ומעלה יהיה מחשב שיכול לקרוא אותם? אם בחרת להשתמש במחשב שלך כמערכת הארגונית הראשית שלך, שקול גם להכין ולשמור עותקים או תדפיסים של מסמכים חשובים.

ברגע שתתחיל לארגן את העומס הגנאולוגי שלך, סביר להניח שתגלה ששילוב של שיטות אחסון עובד הכי טוב. יש אנשים, למשל, משתמשים בקלסרים כדי לארגן תיקיות משפחתיות ומוכחות לתיקיות לצורך מחקר שונה על קשרים לא מוכחים, מחקר בשכונה או ביישוב, והתכתבות. חשוב לזכור כי ארגון הוא ותמיד יהיה עבודה בתהליך.

כדי להגדיר ולהשתמש בתיקיות קבצים כדי לארגן את רישומי הגנאלוגיה שלך, תצטרך האספקה ​​הבסיסית הבאה:

1. ארון תיוק או תיבות קבצים עם מכסים. הקופסאות צריכות להיות חזקות, רצוי פלסטיות, עם רכסים או חריצים פנימיים אופקיים לקבצים תלויים בגודל אותיות.
2. תיקיות קבצים צבעוניות בגודל אותיות בכחול, ירוק, אדום וצהוב. חפש כאלה עם כרטיסיות גדולות. אתה יכול גם לחסוך קצת כסף כאן על ידי רכישת תיקיות קבצים תלויים ירוקים רגילים במקום להשתמש בתוויות צבעוניות לקידוד הצבעים.
3. תיקיות מנילה. אלה צריכות להיות בעלות כרטיסיות קטנות מעט יותר מתיקיות הקבצים התלויות והיו צריכות לקבל צמרות מחוזקות כדי להחזיק מעמד בשימוש כבד.
4. עטים. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, השתמש בעט עם נקודה דקה במיוחד, קצה הלבד ודיו שחור, קבוע ונטול חומצות.
5. מדגישים. קנו מדגישים בכחול בהיר, ירוק בהיר, צהוב וורוד (אל תשתמשו באדום כיוון שהוא כהה מדי). עפרונות צבעוניים עובדים גם הם.
6. תוויות לתיקיות קבצים. על תוויות אלה להיות רצועות כחולות, ירוקות, אדומות וצהובות לאורך החלק הקדמי והדבק הקבוע בגב.

לאחר הרכבת המצרכים, הגיע הזמן להתחיל עם תיקיות הקבצים. השתמש בתיקיות קבצים בצבעים שונים לשושלות של כל אחת מארבע סבא וסבתא שלך - במילים אחרות, כל התיקיות שנוצרו לאבותיהם של סבא וסבתא אחת יסומנו באותו צבע. הצבעים שתבחר תלוי בך, אך אפשרויות הצבעים הבאות הן הנפוצות ביותר:

• כחול - אבותיו של סבא אביך (אביו של אביך)
• ירוק - אבות אבותיך סבתא (אבא של אמא)
• אדום - אבותיו של סבא מצד אמך (אבי האם)
• צהוב - אבותיהם של סבתא מצדך (אם האם)

בעזרת הצבעים כמפורט לעיל, צור תיקיה נפרדת לכל שם משפחה, כתיבת שמות בכרטיסיית הקובץ התלוי עם הסמן הקבוע השחור (או הדפסת תוספות במדפסת שלך). ואז לתלות את הקבצים בסדר אלפביתי בתיבת הקבצים או בארון לפי צבע (כלומר, הכניסו את הכחולים לאלפביתית בקבוצה אחת, הירוקים בקבוצה אחרת וכו ').

אם אתה חדש במחקר גנאלוגי, זה עשוי להיות כל מה שאתה צריך לעשות. אם צברתם המון תווים וצילומים, עם זאת, הגיע הזמן לחלק את המשנה. כאן אתה צריך לבחור כיצד ברצונך לארגן את הקבצים שלך. שתי השיטות הפופולריות ביותר שנדונו בעמוד 1 במאמר זה הן:

1. על ידי שם משפחה (פירוט נוסף לפי הצורך על ידי יישוב ו / או סוג הרשומה)
2. על ידי קבוצה זוגית או משפחתית

הוראות התיוק הבסיסיות זהות לכל אחת, ההבדל הוא בעיקר באופן המאורגן. אם אינך בטוח עדיין איזו שיטה תעבוד הכי טוב עבורך, נסה להשתמש בשיטת שם משפחה לשם משפחה אחד ובשיטת קבוצת המשפחה למשפחה אחת או שתיים. ראה איזה מהם הכי מתאים לך, או פיתוח שילוב משלך בין השניים.

צור גיליון קבוצתי משפחתי לכל זוג נשוי המופיע בתרשים אילן היוחסין שלך. לאחר מכן הגדר תיקיות מנילה לכל אחת מהמשפחות על ידי הנחת תווית צבעונית בלשונית תיקיית הקבצים. התאם את צבע התווית לצבע הקו המשפחתי המתאים. על כל תווית, כתוב את שמות הזוג (באמצעות שם נעורים עבור האישה) והמספרים מתרשים אילן היוחסין שלך (רוב תרשימי אילן היוחסין משתמשים בסמל מערכת מספור ahnentafel). דוגמה: ג'יימס OWENS ומרי CRISP, 4/5. ואז מקם את תיקיות משפחת מנילה אלה בתיקיות התלויות עבור שם המשפחה והצבע המתאימים, מסודרים בסדר אלפביתי בשם הפרטי של הבעל או בסדר מספרי לפי המספרים מתוך אילן היוחסין שלך תרשים.

בחזית כל תיקיית מנילה, צרף את הרשומה הקבוצתית של המשפחה שתשמש כתוכן עניינים. אם היו יותר מנישואין אחד, צרו תיקיה נפרדת עם רישום קבוצתי משפחתי זה לזה. כל תיקיה משפחתית צריכה לכלול את כל המסמכים וההערות מתקופת הנישואים של הזוג. יש להגיש מסמכים הנוגעים לאירועים לפני נישואיהם בתיקיות של הוריהם, כמו תעודות לידה ותיקי מפקד משפחות.

ראשית, מיין את הקבצים לפי שם משפחה, ואז צור תיקיות מנילה עבור כל אחד מסוגי הרשומה שעבורם יש לך ניירת על ידי הנחת תווית צבעונית בלשונית תיקיית הקבצים, התאמת צבע התווית לסמל שם משפחה. על כל תווית כתוב את שם שם המשפחה ואחריו סוג הרשומה. דוגמה: CRISP: מפקד, CRISP: רשומות קרקע. ואז מקם את התיקיות המשפחתיות של מנילה בתיקיות התלויות עבור שם המשפחה והצבע המתאימים, מסודרים לפי סדר האלף-בית לפי סוג הרשומה.

בחלק הקדמי של כל תיקיית מנילה, צור וצירף תוכן עניינים שמוסיף לאינדקס את תוכן התיקיה. לאחר מכן הוסף את כל המסמכים והערות התואמים את שם המשפחה וסוג הרשומה.