כתיבה עסקית: מכתבי תביעות

תביעת מכתב זה א משכנעמכתב נשלח על ידי לקוח לעסק או סוכנות כדי לזהות בעיה במוצר או בשירות וניתן לכנות גם מכתב תלונה.

בדרך כלל, מכתב תביעה נפתח (ולעיתים נסגר) עם בקשה להתאמות, כגון החזר כספי, החלפה או תשלום בגין נזקים, אף על פי שפסק פתיחה לבבי על העסקה או המוצר עשוי להיות מועדף.

כשיטה של כתיבת עסקיםמכתבי תביעה נשלחים כצורת תקשורת מחייבת מבחינה משפטית שיכולה לשמש ראיה אם תובענה לבית המשפט. ברוב המקרים, הופעות בבית משפט אינן נדרשות מכיוון שמקבל העסק בדרך כלל מנסח תשובה בצורה של מכתב הסתגלות, המיישב את התביעה.

רוב אנשי המקצוע והחוקרים העסקיים מסכימים כי מכתב תביעה בסיסי צריך לכלול ארבעה יסודות ליבה: הסבר ברור של התלונה, הסבר על כך איזה סכסוך זה גרם או להפסדים שנגרמו בגלל זה, פנייה לכנות והגינות, והצהרה על מה היית מחשיב כהסתגלות הוגנת לחזור.

דיוק ההסבר הוא חיוני לכך שהתביעה מתיישבת במהירות וביעילות, כך שכותב התביעה צריך לספק פרטים רבים ככל האפשר על פגם של מוצר או התקלה בשירות שהתקבל, כולל תאריך ושעה, הסכום הוא עלות וקבלה או מספר הזמנה וכל פרט אחר המסייע להגדיר בדיוק מה עבר לא בסדר.

אי הנוחות שגרמה תקלה זו ופנייה לאנושיותו של הקורא וחמלתו חשובים לא פחות בכדי להוציא את מה שהכותב רוצה מהתביעה. זה מעניק לקורא מוטיבציה לפעול על פי בקשת הכותב מייד בכדי לתקן את המצב ולתחזק את הלקוח כלקוח.

כמו R.C. קרישנה מוהן כותב ב"תכתבות עסקית וכתיבת דוחות "כי על מנת" להבטיח הודעה מהירה תגובה משביעת רצון, בדרך כלל נכתב מכתב תביעה לראש היחידה או למחלקה האחראית למנהל טעות."

יש לשמור על נימת המכתב לפחות ברמה עסקית, אם לא פורמלית עסקית, על מנת לשמור על מקצועיות לבקשה. יתרה מזאת, על הכותב לעטוף את התלונה בהנחה שהבקשה תוענק עם קבלתה.

ל. סו באו, מרידל פריי ודויד א. תומאס כותב ב"איך כותב התכתבות עסקית מהשורה הראשונה "שעליך" לטעון את טענתך בצורה מדויקת וטקטית ". וכדאי "להימנע מאיומים, האשמות או רמזים מוסווים על מה תעשה אם העניין לא ייפתר מייד. "

החסד עובר דרך ארוכה בעולם שירות הלקוחות, ולכן עדיף לפנות לאנושיות של המקבל בהצהרה כיצד הבעיה השפיעה עליך באופן אישי ולא מאיים להחרים את החברה או להשמיץ את החברה שם. תאונות קורות ונעשות טעויות - אין סיבה להיות לא-אזרחיים.