צעדים למפגש משפחתי מוצלח

בעזרת קצת יצירתיות ותכנון מראש תוכלו לארגן ולתכנן איחוד משפחתי בלתי נשכח עליו ידברו כולם במשך שנים.

זה אולי נראה מובן מאליו, אבל הצעד הראשון בכל איחוד משפחתי הוא להחליט מיהו משפחה. לאיזה צד של המשפחה אתה מזמין? האם אתה רוצה לכלול רק קרובי משפחה קרובים או כל צאצאיו של סבא רבא ג'ונס (או שכיח אחר) אב קדמון)? האם אתה מזמין רק קרובי משפחה ישירים (הורים, סבים וסבתות) או שאתה מתכוון לכלול פעמיים בני דודים, בני דודים שניים או בני דודים שלישיים? רק זכרו, כל צעד אחורה עץ אבות מוסיף המון משתתפים פוטנציאליים חדשים. דע את גבולותיך.

התחל בהרכבת רשימת בני משפחה, כולל בני זוג, בני זוג וילדים. נהיה בקשר עם לפחות אדם אחד מכל אחד מהסניפים במשפחה שיעזור לך לאתר את פרטי הקשר עבור כל אחד מהרשימה שלך. דאג לאסוף כתובות דוא"ל לאלה שיש להם - זה באמת עוזר בעדכונים והתכתבות ברגע האחרון.

אם אתה מתכנן לכלול הרבה אנשים באיחוד המשפחתי שלך, שקול לשלוח סקר (בדואר ו / או בדוא"ל) כדי ליידע אנשים כי מפגש מחודש הוא בעבודות. זה יעזור לכם לאמוד עניין והעדפות, ולבקש עזרה בתכנון. כלול תאריכים אפשריים, סוג איחוד מוצע ומיקום כללי (דיון בעלויות אפשריות בשלב מוקדם עלול להרתיע מתגובה חיובית), ולבקש מענה בנימוס לשאלותיך. הוסף את שמותיהם של קרובי משפחה מעוניינים המחזירים את הסקר לרשימת האיחוד שלך לדיווחים עתידיים, ו / או שמרו אותם מעודכנים בתוכניות איחוד דרך אתר איחוד משפחתי.

אלא אם מדובר במפגש של חמש אחיות בביתה של הדודה מגי, ועדת איחוד היא כמעט חיונית לתכנון מפגש משפחתי חלק ומוצלח. העמידו מישהו האחראי על כל היבט מרכזי של האיחוד - מיקום, אירועים חברתיים, תקציב, דיוור, ניהול תיעודים וכו ' למה לעשות את כל העבודה בעצמך אם אינך צריך?

זה לא מפגש גדול אם אף אחד לא יכול להשתתף בו. בין אם אתה מתכנן את האיחוד המשפחתי לחפוף לאבן דרך משפחתית או יום מיוחד, חופשה בקיץ או חג, זה עוזר לסקר את בני המשפחה להימנע מסכסוכים בזמן ותאריך. מכיוון שהפגישות המשפחתיות יכולות להקיף הכל, ממנגל אחר הצהריים ועד רומן גדול שנמשך שלושה ימים או יותר, תצטרך גם לקבוע כמה זמן אתה מתכנן להיפגש. כלל אצבע טוב - ככל שאנשים רחוקים יותר לנסוע כדי להגיע למיקום האיחוד, כך האיחוד אמור להימשך זמן רב יותר. והכי חשוב, זכרו שלא תוכלו להכיל את כולם. בחר את התאריכים הסופיים שלך על סמך מה הטוב ביותר עבור רוב המשתתפים.

כוון ל מיקום איחוד משפחות זה הכי נגיש ובמחיר סביר לרוב האנשים שאתה רוצה להשתתף בהם. אם בני משפחה מקובצים באזור אחד, בחר מיקום איחוד שנמצא בקרבת מקום. אם כולם מפוזרים, בחר מיקום מרכזי שיעזור לקצץ בהוצאות נסיעה לקרובי משפחה רחוקים.

זה יקבע את היקף האוכל, הקישוטים, הלינות והפעילויות למפגש המשפחתי שלך. אתה יכול לבחור שמשפחות ישלמו עבור לינה משלהן, להביא מנה מכוסה וכו ', אך אלא אם כן יש לך מקור הכנסה נוסף, תצטרך גם לקבוע דמי רישום למשפחה כדי לעזור לקישוט, פעילות ומיקום עלויות.

לאחר שבחרת מיקום וקבעת תאריך, הגיע הזמן לבחור אתר להפגישה מחדש. "לחזור הביתה" הוא משיכה גדולה למפגשים משפחתיים, לכן כדאי לכם לקחת בחשבון את בית המשפחה הישן או אתר היסטורי אחר שקשור לעברה של המשפחה. בהתאם לגודל האיחוד, יתכן שתמצא בן משפחה שיתנדב שיהיה בביתם. למפגשים גדולים יותר, פארקים, מלונות, מסעדות ואולמות קהילה הם מקום טוב להתחיל בו. אם אתם מתכננים מפגש רב-יומי, קחו בחשבון מיקום אתר נופש בו אנשים יכולים לשלב פעילויות איחוד עם חופשה משפחתית.

יצירת נושא למפגש משפחתי היא דרך מצוינת לעניין אנשים ולגרום להם להשתתף יותר. זה גם עושה דברים יותר מהנים כשמדובר בדמיון עם אוכל, משחקים, פעילויות, הזמנות, וכמעט כל היבט אחר של האיחוד. הנושאים להיסטוריה המשפחתית פופולריים במיוחד, כמו גם מפגשים החוגגים יום הולדת או יום הולדת מיוחד של בן המשפחה, או את המורשת התרבותית של המשפחה (כלומר לוואי בהוואי).

האכלת קבוצה גדולה של אנשים עם טעמים שונים היא אולי אחד החלקים המורכבים ביותר בתכנון מפגש מחודש. הקל על עצמך על ידי בחירת תפריט הקשור לנושא שלך, או אולי כזה שחוגג את המורשת של המשפחה שלך. ארגן קבוצה של בני משפחה שתכין את האוכל למפגש המשפחתי או, אם יש לך קבוצה גדולה והתקציב שלך מאפשר, מצא קייטרינג או מסעדה שתבצע לפחות חלק מהעבודה עבורו אתה. תפריט טעים מאפשר מפגש משפחתי בלתי נשכח.

אתה לא צריך להעסיק את כולם כל הזמן, אבל פעילויות מתוכננות ושוברות קרח במפגש המשפחתי שלך תספק דרך קלה לאנשים שאינם מכירים טוב אחד את השני לבלות יחד בנוחות. כלול פעילויות שתמשוך את כל הגילאים והלאה ידע משפחתי במורשת משותפת. יתכן שתרצה להעניק פרסים עבור הבחנות מיוחדות כמו בן המשפחה הוותיק ביותר או המרחק הארוך ביותר שנסע להשתתף בו.

יש לך חבורה של אנשים, מה אתה מתכנן לעשות איתם? הגיע הזמן לערוך סידורים לאוהלים (אם מפגש חיצוני), כסאות, עיטורי חניה, תוכניות, שלטים, חולצות טריקו, תיקי טובות ודרישות אחרות של יום איחוד. זה הזמן להתייעץ עם רשימת בדיקות של איחוד משפחות!

בעוד שבני משפחה רבים ללא ספק יביאו מצלמות משלהם, זה עוזר גם לתכנן תוכניות להקלטת האירוע הכולל. בין אם אתה מייעד קרוב משפחה ספציפי כצלם האיחוד הרשמי או שוכר איש מקצוע צלם כדי לצלם תמונות או קטעי וידאו, עליך להכין רשימה של האנשים והאירועים שאתה רוצה להיות מוקלט. במשך "רגעים" ספונטניים, רכשו תריסר מצלמות חד פעמיות וחלקו אותן לאורחים מתנדבים. אל תשכח לאסוף אותם בסוף היום!

ברגע שיש לך את רוב התוכניות שלך במקום, הגיע הזמן להזמין את האורחים בדואר, בדוא"ל ו / או בטלפון. תרצו לעשות זאת בדרך מראש כדי לוודא ולתת לכולם זמן לקבל את זה בלוח השנה שלהם. אם אתה גובה דמי כניסה, ציין זאת בהזמנה וקבע תאריך יעד מראש שלפחות אחוז מהכרטיס מחיר נדרש (אלא אם כן אתה עשיר מספיק בכדי לכסות את כל העלויות בעצמך ויכול לחכות עד שהאיחוד בפועל יתקיים החזר). כרטיסים שנרכשו מראש פירושו של אנשים סביר להניח גם לבטל ברגע האחרון! זו גם הזדמנות טובה לבקש מאנשים, גם אם הם לא יכולים להשתתף באיחוד, לספק אילנות יוחסין, תמונות, פריטי אספנות וסיפורים שיש לחלוק עם בני משפחה אחרים.

אם אינך מעוניין לגבות דמי כניסה בגין איחודך מחדש, תצטרך לתכנן קצת גיוס כספים. גם אם אוספים קבלות, התרמה יכולה לספק כסף ל"תוספות "מפוארות. דרכים יצירתיות לגיוס כסף כלול קיום מכירה פומבית או הגרלה במפגש האישי או ייצור ומכירה של כובעים משפחתיים, חולצות טריקו, ספרים או סרטוני איחוד.

צור תוכנית המתארת ​​את מערך אירועי האיחוד המתוזמנים שיספקו לבני המשפחה עם הגעתם לאיחוד. יתכן שתרצה גם לשלוח את זה בדוא"ל או באתר האינטרנט האיחוד שלך לקראת האיחוד. זה יעזור לשמש תזכורת לאנשים על פעילויות שעשויות לדרוש שהם יביאו איתם משהו, למשל קיר צילום או תרשים אילן יוחסין.

היום הגדול כמעט כאן ועכשיו הגיע הזמן לוודא שהוא עובר בצורה חלקה. צור שלטים קליטים וקלים להכנה כדי להפנות את האורחים המגיעים לרישום, לחניה ולמיקומים חשובים כמו חדרי אמבטיה. רכשו או עשו ספר אורחים לאיסוף חתימות, כתובות ומידע חשוב אחר, כמו גם לשמש כתיעוד קבוע של האיחוד. רכשו תגי שמות מוכנים מראש, או הדפיסו משלכם, כדי להקל על ערבוב והתערבבות בין בני משפחה לא צבועים. טבלאות קיר אילן יוחסין הן תמיד להיט גדול שכן משתתפי איחוד רוצים תמיד לדעת היכן הם משתלבים במשפחה. תמונות ממוסגרות או פוסטרים מודפסים של אבות קדומים או מפגשי משפחה בעבר הם גם פופולריים. ואם תרצו לדעת מה כולם חשבו על כל תכנון האיחוד שלכם, הדפיסו כמה טופסי הערכה שאנשים ימלאו בעזיבתם.

ייעד מתנדב או מתנדבים ליצור ולשלוח עלון לאחר האיחוד עם סיפורים, תמונות, וידיעות חדשות מהאיחוד. אם אספת מידע משפחתי, שלח עדכון תרשים גנאלוגי גם כן. זוהי דרך נהדרת לרגש אנשים מהמפגש הבא, כמו גם לכלול בני משפחה פחות ברי מזל שלא הצליחו להגיע.