כיצד לעצב ולכתוב מכתב עסקי פשוט

אנשים כותבים מכתבים עסקיים מיילים מסיבות מגוונות כגון בקשת מידע, ביצוע עסקאות, הבטחת תעסוקה וכן הלאה. התכתבויות עסקיות אפקטיביות צריכות להיות ברורות ותמציתיות, מכבדות בנימה ומעוצבות כראוי. על ידי פירוק מכתב עסקי למרכיביו הבסיסיים, תוכלו ללמוד כיצד לתקשר ביעילות ולשפר את כישוריכם ככותב.

מכתב עסקי טיפוסי מכיל שלושה סעיפים, מבוא, גוף ומסקנה.

1. המבוא: המבוא מציין למי הכותב פונה. אם אתה כותב למישהו שאתה לא מכיר או שפגשת רק בקצרה, ההקדמה עשויה גם להיות סיבה קצרה מדוע אתה כותב. בדרך כלל, המבוא הוא משפט או שניים בלבד.
2. הגוף: גוף האותיות הוא המקום בו אתה מציין את העסק שלך. חלק זה עשוי להיות קצר כמו כמה משפטים או כמה פסקאות. הכל תלוי במידת הפרטים הדרושים לתיאור הנושא העומד בפניו.
3. המסקנה: המסקנה היא החלק האחרון בו תתקשר לפעולה עתידית. זו יכולה להיות הזדמנות לדבר באופן אישי, לבקש מידע נוסף או לבצע עסקה. בדומה למבוא, סעיף זה צריך להיות לא יותר ממשפט או שניים ועליו להבהיר מה תרצה מהאדם שקורא את המכתב שלך.

נימת ההקדמה תלויה במערכת היחסים שלך עם מקבל המכתב. אם אתה פונה לחבר קרוב או לעמית עסקי, השימוש בשמם הפרטי מקובל. אבל אם אתה כותב למישהו שאתה לא מכיר, עדיף שתפנה אליו רשמית בברכה. אם אינך יודע את שמו של האדם אליו אתה כותב, השתמש בכותרת שלו או בצורת כתובת כללית.

כמה דוגמאות:

• מנהל כוח אדם יקר
• אדוני או גברתי היקרים
• ד"ר יקר, מר, גברת, גב '(שם משפחה)
• פרנק היקר (השתמש בזה אם האדם הוא איש קשר עסקי או חבר קרוב)

עדיף תמיד לכתוב על אדם מסוים. באופן כללי, השתמש במר כשאתה פונה לגברים וגברת לנשים בברכה. השתמש רק בתואר דוקטור לאלה שבמקצוע הרפואה. למרות שאתה צריך תמיד להתחיל מכתב עסקי עם המילה "יקר", פעולה זו היא אפשרות להודעות דוא"ל עסקיות, פחות רשמיות.

אם אתה כותב למישהו שאינך מכיר או שפגשת רק בהמשך, יתכן שתרצה לעקוב אחר הברכה על ידי מתן קצת הקשר מדוע אתה פונה לאותו אדם.

כמה דוגמאות:

• בהתייחס לפרסומת שלך בטיימס ...
• אני עוקב אחר שיחת הטלפון שלנו אתמול.
• תודה על מכתבך מ- 5 במרץ.

מרבית המכתב העסקי כלול בגוף. זה המקום בו הכותב מציין את סיבת ההתכתבויות שלו. לדוגמה:

• אני כותב ל לשאול על העמדה שפורסמה בדיילי מייל.
• אני כותב לאישור פרטי המשלוח בהזמנה מס '2346.
• אני כותב להתנצל על הקשיים שעברת בשבוע שעבר בסניף שלנו.

לאחר שהצהרת את הסיבה הכללית לכתיבת המכתב העסקי שלך, השתמש בגוף כדי לספק פרטים נוספים. לדוגמה, ייתכן שאתה שולח ללקוחות מסמכים חשובים לחתום, מתנצל בפני לקוח על שירות לקוי, מבקש מידע ממקור, או מסיבה אחרת. תהיה הסיבה אשר תהיה, זכור להשתמש בשפה אדיבה ומנומסת.

לדוגמה:

• אודה לך להיפגש איתך בשבוע הבא.
• האם יתכן שיהיה לך זמן ל מפגש שבוע הבא?
• אשמח לתת לכם סיור במתקן שלנו בחודש הקרוב.
• לרוע המזל, עלינו לדחות את הישיבה עד 1 ביוני.
• מצורף עותק של החוזה. אנא חתמו היכן שצוין.

נהוג לכלול כמה הערות סגירה לאחר הצהרת העסק שלך בגוף המכתב. זו ההזדמנות שלך לחזק את מערכת היחסים שלך עם המקבל, וזה צריך להיות פשוט משפט.

• אנא צור איתנו קשר שוב אם נוכל לעזור בכל דרך.
• אם יש לך שאלות, אל תהסס להתקשר אלי.
• אתה יכול גם להשתמש בסגירה כדי לבקש או להציע קשר עתידי עם הקורא.
• אני מצפה לשמוע ממך בקרוב.
• אנא צור קשר עם העוזר שלי לקביעת פגישה.

הדבר הסופי שכל מכתבי העסקים צריכים הוא הצדיעה, שם אתה נפרד מהקורא. כמו במבוא, איך אתה כותב את הצדיעה יהיה תלוי במערכת היחסים שלך עם המקבל.

עבור לקוחות שאינך מבוסס על שם פרטי, השתמש ב:

• שלך בנאמנות (אם אינך יודע את שמו של האדם אליו אתה כותב)
• שלך בכנות, (אם אתה יודע את שמו של האדם אליו אתה כותב.

אם אתה מבוסס על שם פרטי, השתמש ב:

• איחולים (אם אתם מכרים)
• בברכה או בברכה (אם האדם הוא חבר קרוב או איש קשר)

לדוגמא מכתב עסקי