תפקידו של המקלט בתקשורת ברורה

בתוך ה תהליך תקשורת, "המקלט" הוא המאזין, הקורא או הצופה - כלומר האדם (או קבוצת היחידים) אליהם מכוון הודעה. המקלט נקרא גם "קהל"או מפענח.

האדם שיזם הודעה בתהליך התקשורת נקרא "השולח"בפשטות, הודעה" אפקטיבית "היא הודעה שמתקבלת באופן בו התכוון השולח. עלולות להיווצר בעיות בשני הקצוות המונעות את העברת ההודעה המיועדת למקלט.

לדוגמה, פייג 'שואל את ביל שאלה מילולית. ההודעה עוברת באוויר, "הערוץ", לאוזניו של ביל. הוא מגיב. פייג 'הוא השולח, השאלה היא המסר, וביל הוא המקבל ונותן לפייג' משוב באמצעות תשובה לשאלה.

קיימים מספר רב של דרכים ודרכים בהן יכולות להיווצר בעיות אפילו בהחלפה קצרה זו. אם פייג 'לוחש, ביל אולי לא ישמע את זה. אולי הוא שומע רק חלק ממנו ומגיב לשאלה שלא ממש נשאלה, ולכן פייג 'מבולבל. אולי יש רעשי רקע, או שהשאלה לא ברורה. אם ביל מוסח על ידי משהו ולא שם לב, הוא עלול להחמיץ כמה מהמילים הגיב באופן לא הולם - או שהוא עלול להחמיץ את השאלה לגמרי כדי שהחלפת צריכה להתחיל שוב. אם הוא לא מסתכל על פייג 'כשהיא שואלת את השאלה, הוא יחמיץ כל שפת גוף שתספק תת טקסט לשאלה.

אם פייג 'שולח דוא"ל או הודעת טקסט לביל, עלולות להיווצר בעיות מכיוון שלביל אין את שפת הגוף או את טון הדיבור של פייג' לפרש, מה שעלול להוסיף מידע להודעה. תיקון אוטומטי עשוי להכניס שגיאות לטקסט, או סימן שאלה חסר שיכול לגרום לשאלה להיראות כמו משפט.

כל אלה מפריע לתקשורת אפקטיבית. מידת האפקטיביות נקבעת על פי כמה מההודעה מובנת על ידי המקבל.

בספר "תקשורת עסקית" כותבים הסופרים קרול מ. להמן ודבי ד. DuFrene פירט את זה כך:

"משימת המקלט היא לפרש את המסר של השולח, מילולי ולא מילולי, עם עיוות קטן ככל האפשר. תהליך פירוש ההודעה מכונה פענוח. כי מילים ו אותות לא מילוליים יש משמעויות שונות לאנשים שונים, אינספור בעיות יכולות להתרחש בנקודה זו בתהליך התקשורת:

"השולח מקודד באופן בלתי הולם את ההודעה המקורית במילים שלא מופיעות באוצר המילים של המקלט; רעיונות דו משמעיים, לא ספציפיים; או איתותים לא מילוליים שמסיחים את דעת המקלט או סותרים את ההודעה המילולית.

• המקלט מאוים על ידי עמדתו או הסמכות של השולח, וכתוצאה מכך מתח המונע ריכוז אפקטיבי בהודעה וכישלון לבקש בירור נחוץ.
• המקלט דוחה את הנושא כמשעמם מדי או קשה להבנה ואינו מנסה להבין את ההודעה.
• השפופרת קשורה אופקה ואינה מקבלת פנים לרעיונות חדשים ושונים.

"עם המספר האינסופי של קלקול אפשרי בכל שלב בתהליך התקשורת, זה אכן נס שתקשורת אפקטיבית מתרחשת אי פעם."

אפילו הסביבה או מצבו הרגשי של המקלט יכולים להשפיע על פענוח ההודעה, למשל, הסחות דעת ב- חדר, אי נוחות מצד המקלט, או לחץ או חרדה המאפשרים למקלט להכניס תת-טקסט שהשולח לא עשה מתכוון. הכרת הקשרים חברתיים או תרבותיים יכולה להפריע למקבל להרים רמזים או להגיב כראוי. גם קשרים יחסים יכולים לצבוע הודעה, מכיוון שניתן היה לקבל הודעות מחברים קרובים בצורה שונה מאשר הודעה ממפקח על העבודה.

כאשר לא ברור לשולח שהבנה התרחשה מצד המקבל, התקשורת ממשיכה, למשל, באמצעות מעקב שאלות מצד אחד מהצדדים, דיון נוסף או השולח נותן דוגמאות, ניסוח מחדש של המידע, או אמצעי הבהרה אחרים כדי להשיג את השולח והמקלט באותו מה שמכונה "אורך גל". במצגת, השולח עשוי להציג תרשימים או תמונות כדי להבהיר את הקהל לקהל או קורא.

ככל שיש לרמזים וערוצים רבים יותר שיש למקלט ופתוח לקבל הוא טוב יותר; לדוגמה, זה יכול להיות קל להבין בצורה לא נכונה את הטון או את הסאבטקסט בהודעת דוא"ל או הודעת טקסט, אך זהה ההודעה תגיע בבירור אם המקלט שומע את קולו של האדם או מדבר איתו פנים אל פנים פנים.

בספר "תכנון, הטמעה והערכה של תוכניות תקשורת ממוקדות", כותבים גרי וו. סלנוב וויליאם ד. קראנו מציין כי שפת הגוף והטון אינם רק תקשורת מצד השולח: "משוב בסביבה הבינאישית מספק חשבון פועל של קבלת ההודעה של המקלט. רמזים ברורים כמו שאלות ישירות הראה עד כמה מקלט מעבד את המידע. אך גם אינדיקטורים עדינים עשויים לספק מידע. למשל, פיהוק של מקלט, שתיקה כשצפויים הערות, או ביטויים של שעמום מצביעים על כך ששערי חשיפה סלקטיביים עשויים להיות בפעולה. "

למקלט יכול להיות גם טון וסאבטקסט במשוב שניתן לשולח, כמו למשל להגיב בסרקזם או בכעס, אשר עלול להחמיץ אם המשוב הוא טקסט בלבד, אך סביר להניח שלא יוחמץ אם הצדדים יכולים לראות או לשמוע אחד את השני או שניהם.