מהו מזכר? הגדרה ודוגמאות

מזכר, הידוע יותר בשם א תזכיר, היא הודעה קצרה או רשומה המשמשת פנימית תקשורת בעסק. לאחר הצורה העיקרית של תקשורת בכתב פנימית, מזכרים ירדו בשימוש מאז כניסתו של אימייל וצורות אחרות של העברת הודעות אלקטרוניות; עם זאת, היכולת לכתוב תזכירים ברורים בהחלט יכולה לשמש אותך היטב בכתיבת מיילים עסקיים פנימיים, מכיוון שהם לרוב משמשים לאותה מטרה.

ניתן להשתמש בתזכרים כדי לתקשר במהירות עם קהל רחב משהו קצר אך חשוב, כמו פרוצדוראלי שינויים, עליות מחירים, תוספות מדיניות, לוחות זמנים לפגישה, תזכורות לצוותים או סיכומי תנאי הסכם עבור דוגמא.

אסטרטגית התקשורת ברברה דיגס-בראון אומרת כי תזכרון יעיל הוא "קצר, תמציתי, מאורגן מאוד, ולעולם לא מאוחר. עליו לצפות ולענות על כל השאלות שיש לקורא. זה אף פעם לא מספק מידע מיותר או מבלבל. "

היה ברור, להיות ממוקד, להיות קצר ובכל זאת שלם. קח טון מקצועי וכתוב כאילו העולם יכול לקרוא אותו - כלומר אל תכלול שום מידע זה רגיש מכדי שכולם יוכלו לראות, במיוחד בעידן זה של העתקה והדבק או "לחץ על קדימה. "

התחל עם היסודות: למי ה- מאמר מטופלת, התאריך ושורת הנושא. התחל את גוף התזכרון במטרה ברורה, קבע את מה שאתה צריך שהקוראים ידעו וסיכם עם מה שאתה צריך שהקוראים יעשו, במידת הצורך. זכור שעובדים עשויים פשוט לרפרף על התזכרון עם קבלתו, לכן השתמש בפסקאות קצרות, כותרות משנה והיכן שאתה יכול, השתמש ברשימות. אלה "נקודות כניסה" לעין כך שהקורא יכול להפנות בחזרה בקלות לחלק של התזכיר שהוא או היא זקוקים.

אל תשכח לעשות זאת הגהה. קריאה בקול רם יכולה לעזור לך למצוא מילים שנשמטו, חזרות ומשפטים מביכים.

להלן תזכיר פנימי מדגימה של חברת פרסום בדיונית המודיעה לעובדים על שינויי לוח זמנים צפויים עקב חג ההודיה. ההפקה יכולה הייתה לשלוח גם תזכורות נפרדות למחלקות נפרדות, במיוחד אם היו יותר פירוט שכל מחלקה הייתה זקוקה לו ולא הייתה קשורה למחלקות האחרות.

אל: כל העובדים

מאת: E.J. סמית, מוביל הפקה

תאריך: 1 בנובמבר 2018

נושא: שינוי לוח הזמנים של הדפסת חג ההודיה

ההפקה רוצה להזכיר לכולם שחג ההודיה ישפיע על מועדי ההדפסה שלנו החודש. כל דפי העתקה קשיחה שבדרך כלל יוצאים למדפסת דרך UPS ביום חמישי או שישי במהלך השבוע יצטרכו לצאת עד 3 אחר הצהריים. ביום רביעי, 21 בנובמבר.

מכירות מודעות ומחלקות עריכה

• וודא שכל מי שישלח לך טקסט או תמונות לפרסום לא יהיה בחופשה בשבוע ה -19. קבעו מועדים מוקדם יותר לכל מה שמגיע מבחוץ.
• אנא דעו כי לצילומי פנים ומעצבים גרפיים תהיה יותר עבודה ופחות זמן לעשות זאת, אז אנא העבירו את עבודתכם למחלקה המתאימה מוקדם מהרגיל.
• אנא אל תשלח עבודות "למהר" מאוחר מ- 16 בנובמבר. לא ניתן להבטיח כי כל פריטי התפנית הקצרים הנדרשים בשבוע חג ההודיה יושלמו בתאריכים המועדים הקודמים וחייבים לעבור דרך שולחן העבודה של המתזמן לפני אישורם. היה מוקדם במקום.

מחלקות צילום וגרפיקה

• כל חברי הארגון מחלקת האומנות יורשו להכניס שעות נוספות במהלך חודש נובמבר לפי הצורך להתמודד עם מצוקת תחילת עונת החגים והמועדים המוקדמים יותר.

תודה מראש לכולם על עזרתכם בהשגת חומרים כמה שיותר מוקדם ועל שיקולכם לצוות מחלקת הייצור.

להלן תזכיר בדיוני לקביעת פגישה עם חברי צוות שחוזרים מתערוכת סחר.

אל: צוות תערוכות

מאת: C.C. ג'ונס, מפקח שיווק

תאריך: 10 ביולי 2018

נושא: מפגש החזרת תערוכות

עם חזרתכם לעבודה ביום שישי, 20 ביולי, מתערוכת המסחר, בואו לתכנן פגישת צהריים בצהריים בחדר הישיבות באגף המזרחי כדי לבדוק כיצד התנהלה המופע. בואו נתכנן לדון מה עבד טוב ומה לא, כגון:

• מספר ימי נוכחות
• כמות וסוגי חומרי השיווק המסופקים
• תאי תא
• כיצד התקבלו המסירות
• מיקום התא והתנועה בשעות שונות של היום
• מה שעורר עניין בעוברים ושבים
• דרגות איוש תא

אני יודע שכשאתה חוזר מתערוכה יש לך מיליון דברים לעקוב אחריהם, אז אנו נשמור על הפגישה 90 דקות ומטה. אנא בוא מוכן עם המשוב שלך וביקורת בונה על ההיבטים השיווקיים של התוכנית. משוב של לקוחות קיימים והפניות לקוח חדשים יובאו בפגישה נפרדת עם צוותי מכירות ומוצרים. תודה על עבודתך בתכנית.

דיגס-בראון, ברברה. ה- PR סטייצייד. המהדורה השלישית, Cengage Learning, 2012.